Pravidla, kterými se řídím při psaní dopisů
Pro zvýšení pravděpodobnosti, že adresát bude číst můj dopis, a bude se jím
zabývat (a s vědomím, že jeho čas je pro něj cenný),
dodržuji při psaní dopisu tyto zásady:
- píšu, až když mám rozmyšleno proč;
- předmět dopisu píšu co nejvýstižnější, aby z něj byla zřejmá
důležitost dopisu (nikoliv tedy "dopis", "otazka", ..., ale například
"prosba o změnu hesla", "porada út 14.11. 13:30",
"posudek dipl. práce pana ...", atd.);
- dbám na to, abych dopisy posílal ze svého účtu (tím pádem adresát bude
v přehledu dopisů vidět moje jméno) - nikoliv z účtů kamarádů, kteří mě
na chvíli pustí ke svému poštovnímu klientovi a kterého adresát nezná;
- prvních několik řádků dopisu se musí obsahově shodovat s předmětem
dopisu;
- nejde-li o faktický výčet nebo popis, nesmí být dopis delší než 23 řádků
(tj. jedna obrazovka u slušných poštovních klientů), aby nebylo nutné
rolovat textem a adresát jej mohl mít celý před sebou --- delší dopis
považuju za neschopnost pisatele vyjadřovat se na dané téma a nevážení si
času příjemce;
- neposílám v těle dopisu zbytečný balast (např. html tvar dopisu, zbytečně
v odpovědích neponechávám původní dopis,...) --- toto pravidlo porušuju
v případě, že odpovídám na dopis, který takový balast obsahuje a pak
se může stát, že moje odpověď je napsaná právě v tomto balastu;
- pokud posílám v těle dopisu přílohy (což jsou výjimečné případy),
výslovně to uvedu se stručnou zmínkou,
o čem příloha nebo přílohy jsou (u objemnějších dat je vhodnější
vystavit je na web a poštou poslat jen příslušný odkaz);
- přílohy posílám v otevřených formátech (příjemce jinak nemusí mít
prostředky, kterými by si můj dopis přečetl);
- dopis vždy podepisuju jménem (nebo mojí zkratkou);
- angličtinu nepoužívám tam, kde to není nutné;
- před odesláním si zkontroluju adresu nebo adresy příjemce a dopis přečtu;
- jsem si vědom toho, že email má charakter otevřené poštovní zásilky a pro
posílání citlivých informací je nutno použít vlastní prostředky zabezpečení
(např. PGP).
Pravidla, kterými se řídím při čtení dopisů
Tato pravidla mají za cíl snížit na minimum (můj) čas trávený zpracováním
elektronické pošty (v objemu desítek až stovek dopisů denně).
Při čtení dopisů vycházím z předpokladu, že odesílatel ví, proč píše a
chce, abych na jeho dopis měl co nejvíce času a proto mne nebude
zatěžovat ničím, co by mne o čas okrádalo. Proto dopisy, které nejsou
psané podle výše uvedených pravidel, nečtu. Tedy:
- dopis, který nemá výstižný předmět, a
jehož odesílatel je mně neznámý (a dopis od něj nečekám),
bez otevření
mažu ze seznamu dopisů (pokud se stejný (obtěžující) odesílatel či předmět
dopisu objevuje častěji, přidám jej do filtru svého poštovního klienta);
- pokud ze začátku dopisu plyne, že je o něčem jiném, než je uvedeno
v předmětu dopisu, dopis bez dalšího čtení mažu;
- anonymní dopis mažu (tj. pokud dopis není podepsán (jméno, příjmení) -
uvedení funkce (administrátor, ředitel,...) nestačí);
- pokud je dopis delší než jedna obrazovka a začátek dopisu mne nezaujal,
dopis mažu;
- text za podpisem nečtu;
- přílohy, jejichž obsah není v textu charakterizován, neotvírám
a nečtu;
- přílohy, které nejsou v otevřených formátech, nečtu;
- ostatní čtu;
- pro čtení pošty používám poštovní klienty, kteří jsou méně pohodlní,
ale velmi odolní proti napadení či zneužití viry (UNIXoví klienti).
Těmito pravidly neprojdou a nejsou mnou rozšiřovány (a tudíž mne nezajímají)
např. viry, spamy,...
| Poslední změna: 6. května 2002 |
Oldřich Ulrych |